歯科医院 FAXDMは、送る前に優先する医院を決める

歯科医院へFAXDMを送るときは、送信件数を増やす前に、自社商材に合う医院の条件を決めます。同じ歯科医院でも、地域、診療内容、開設・変更時期、スタッフ体制によって、提案テーマと連絡する理由は変わります。

次の表を使い、確認した情報をそのまま送信先にするのではなく、優先する提案と最初の質問まで決めてください。

リストで確認する条件営業上の読み方優先する提案テーマ最初の確認質問
地域・市区町村・訪問範囲訪問できる範囲や対応エリアに合うかを判断する訪問を伴う機器・運用支援、地域対応型サービスご担当エリアと訪問・オンライン対応の範囲は合っていますか
診療内容・歯科DX・CAD/CAM・訪問歯科の該当情報商材が使われる業務場面を絞る歯科DX、CAD/CAM、訪問歯科に関する機器・システム・連携支援現在の設備や運用で、見直したい業務はありますか
開設年月日・変更理由・変更日開業時の準備段階か、運営体制や設備を見直す時期かを判断する開業時の設備・電子カルテ、更新・切替、運用改善現在の導入状況と、次に見直す時期を教えていただけますか
歯科医師数・歯科衛生士数・診療時間・休診日業務量と連絡しやすい時間帯を考える受付・予約管理、スタッフ業務の改善導入検討に関わる方と、連絡しやすい時間帯はいつですか
開設者・運営者・状態・更新日現在の医院情報と意思決定の窓口を確認する運営体制に合わせた標準化、複数医院への展開院長先生と運営法人のどちらが導入判断を担当されますか

リストには、確認した事実と営業担当者の判断を別の列で残します。基本情報として、次の項目を記録してください。

  • 施設名、所在地、都道府県、市区町村
  • 電話番号、FAX番号、ホームページURL
  • 院長・代表者名、開設者・運営者
  • 診療科目、診療時間、休診日
  • 開設年月日、変更理由、変更日、状態、更新日
  • 歯科医師数、歯科衛生士数、歯科DX・CAD/CAM・訪問歯科の該当情報

送信対象を選ぶ段階では、確認結果と同じ医院の行へ、優先度・接触理由・提案テーマ・最初の質問を追加します。

  • 自社商材の対象地域、訪問可否、オンライン対応の範囲を決めた
  • 提案に関係する診療内容、歯科DX、CAD/CAM、訪問歯科の項目を選んだ
  • 開設年月日と変更日を別々に記録し、日付から提案時期を決めた
  • 電話番号とFAX番号、施設名、所在地を照合した
  • 院長・代表者、開設者・運営者、診療時間を記録した
  • 優先度、接触理由、提案テーマ、最初の確認質問を医院ごとに記録した

GasoLeadで送付先の抽出からFAX準備まで進める

GasoLeadは、全国から市区町村まで営業地域を指定し、歯科DX・CAD/CAM・訪問歯科の対応状況を見比べながら、電話・FAX・管理者や開設者・診療時間・歯科医師数・歯科衛生士数・開設年月日など、営業目的に必要な項目を選び、送付先候補をCSVにまとめます。

GasoLeadを使えば、歯科医院を探して各ページから情報を集め、項目を転記・整形し、候補同士を見比べる作業を減らせます。その分、地域と商材の条件を指定して候補を選び、医院ごとの原稿に使う提案テーマと確認質問を記録できます。

FAXDMの送付先を作るときは、まず電話・FAX・管理者・診療時間などを含む営業基本の項目を選びます。歯科DXや設備デジタル化を提案するなら該当項目を追加し、CAD/CAMや訪問歯科に関する提案なら、その項目に該当する医院を優先候補として並べます。CSVへ優先度、接触理由、原稿版、次回連絡日を追加すれば、医院ごとの送信順と次に連絡する日を決められます。

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原稿は「対象・課題・メリット・次の行動」の順に一枚へ収める

歯科医院側が短時間で自院に関係する案内かどうかを判断できるように、冒頭で対象を示し、提案する業務を一つに絞ります。機能を並べるより、どの医院のどの作業を扱うのかを先に伝えることが大切です。

候補医院に合わせて原稿を作り、問い合わせにつなげる順番は次のとおりです。

対象医院を示す

「○○市の歯科医院で、受付業務を見直したい院長・事務担当者へ」のように、地域、対象者、業務場面を冒頭の一文で示します。リストの診療内容やスタッフ体制と、原稿の対象条件が一致しているかを確認します。

課題を一つに絞る

予約変更の確認、スタッフ間の情報共有、CAD/CAMの運用、訪問歯科の記録などから一つを選びます。複数の課題を一枚へ入れる場合も、主題は一つにして、他の機能は補足へ回します。

提案内容を具体化する

商材名だけでなく、誰が、いつ、どの業務で使うのかを書きます。導入メリットは、受付で確認する項目がそろう、スタッフ間の伝達を進めやすい、設備やシステムの更新手順を整理しやすい、といった業務上の変化で示します。

根拠を添える

対応範囲、導入手順、料金の考え方、提示できる導入事例など、相手が次の確認へ進むための根拠を載せます。実績や数値を使う場合は、対象条件と根拠を確認できるものだけを記載します。

次の行動を一つにする

電話、返信FAX、問い合わせフォームなどから主な連絡方法を一つ選び、担当部署、受付時間、確認してほしい内容を明記します。「詳しくはこちら」だけで終わらせず、「現在の運用を15分確認する」など、連絡後に何をするのかまで示します。

見出しは「歯科医院向け」だけでなく、対象地域や業務場面まで入れると、送付先を絞った理由と原稿の内容が一致します。FAXで出力した状態を確認し、見出し、本文、連絡先を読み分けられる文字サイズと余白に整えてください。

送信前に広告表現と宛先を一件ずつ照合する

自社商材の営業案内であっても、特定の歯科医院の診療内容や治療効果を示し、患者の受診を促す内容が含まれる場合は、医療広告に関する確認が必要です。厚生労働省の医療広告ガイドラインでは、ファクシミリを広告媒体の具体例に挙げ、受診等を促す意図と医療機関を特定できることの両方を満たす表示を広告として扱っています。

その場合、虚偽、他院との比較で優れていると示す表現、誇大な表現、治療内容や効果に関する体験談、治療前後の写真によって誤認させる表現などを原稿へ入れないようにします。商材のFAXDMでは、医院の治療効果を主張するのではなく、自社商材の対象業務、機能、導入手順、確認できる条件を中心に書いてください。

法令・ガイドラインの確認と送信事故の防止を別々の項目で管理すると、原稿の修正と宛先の除外を判断しやすくなります。

  • 社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号を原稿へ記載した
  • 送信日と、送信停止・拒否を受け付ける連絡方法を記載した
  • 医療機関の診療内容や治療効果を含む場合、医療広告ガイドラインの対象と禁止表現を確認した
  • 「最高」「必ず」「絶対」などの断定や、根拠を確認できない効果表現を削除した
  • 医院名、所在地、電話番号、FAX番号が同じ施設の情報か照合した
  • 送信停止の依頼を受けた番号を送信対象から外した
  • 院長名など個人に関する項目は、取得元、利用目的、保管担当、停止依頼を記録した
  • テスト送信で文字のつぶれ、番号、問い合わせ先、ページ抜けを確認した

送信後は医院条件と原稿を分けて比べる

次回の送付先と原稿の差し替え箇所を決めるため、医院の条件、原稿の内容、送信結果を一つの記録にまとめます。送信数だけで判断せず、どの条件の医院がどの提案に反応したかを比較してください。

比較軸記録する内容その結果で決めること
医院条件地域、市区町村、診療内容、開設・変更時期、スタッフ数次回に優先する医院の条件
原稿パターン見出し、課題、提案商材、導入メリット、根拠差し替える冒頭や提案テーマ
送信結果送信件数、到達件数、問い合わせ、返信、不達継続する対象と確認が必要な対象
営業結果商談化、担当者、確認質問への回答、次回連絡日電話、再提案、保留のいずれへ進めるか

問い合わせ率は問い合わせ件数を到達件数で割り、商談化率は商談件数を問い合わせ件数で割って記録します。地域別、診療内容別、開設・変更時期別、原稿版別に分けると、送付先の条件と原稿のどちらを変えるべきか判断できます。

FAXを送った医院へ反応確認の電話を入れる場合は、送信後2〜3日を目安に、原稿の内容と相手の状況を照らし合わせます。電話の始め方は、次のように確認した対象と提案理由を一緒に伝えます。

「○○歯科様の診療科目と施設の状況を確認し、歯科医院向けの○○に関するご提案でご連絡しました。現在、○○の運用で見直したい点はございますか」

相手の回答は、関心の有無だけでなく、現在の運用、検討時期、決裁者、次に聞く内容まで記録します。反応の高かった医院条件と原稿の組み合わせを次の送付対象へ反映し、反応が少なかった場合は、まず冒頭の対象条件か課題の表現を差し替えます。

まとめ

歯科医院 FAXDMの成果を左右するのは、全医院へ同じ原稿を送ることではありません。地域、診療内容、開設・変更時期、スタッフ体制、連絡先を確認し、医院ごとに提案テーマ、接触理由、最初の質問を決めることから始めます。

最初に行う作業は、自社商材の対象条件を3つに絞り、営業リストへ優先度と提案テーマを追加することです。その後、対象・課題・導入メリット・根拠・次の行動の順で原稿を作り、送信前の照合、送信、送信後の計測まで順番に実行してください。