調剤薬局向けFAXDMは薬局の機能から訴求を一つに絞る

調剤薬局向けFAXDMは、薬局へ一律に商品を紹介するのではなく、対象薬局の業務と自社商材が交わるテーマを一つ決めてから作ります。たとえば、在宅対応、医療機関や訪問看護事業所との情報共有、無菌調剤、医療用麻薬の管理などは、薬局の役割や体制に関わる確認項目です。厚生労働省の資料でも、地域の薬局には在宅対応や関係機関との連携が求められる場面が示されています。薬局・薬剤師の役割・機能に関する資料を確認し、自社商材が直接支援できる業務を選びます。

次の表で、薬局の該当情報からFAXDMの提案テーマと最初の質問を決めます。複数のテーマが見つかっても、一枚の原稿には最も直接的な一つだけを残してください。

薬局の該当情報FAXDMの提案テーマ優先する相手最初の確認質問
在宅対応や在宅患者への薬学的管理在宅訪問時の連絡、服薬支援、記録を支える商材在宅業務を担当する管理薬剤師・運営者「在宅業務の連絡や記録で、現在時間がかかっている場面はありますか」
地域連携薬局、医療機関・訪問看護事業所等との情報共有関係機関との連絡、情報共有、業務記録を支える商材地域連携や在宅連携の担当者「連携先との情報共有は、どの方法で管理されていますか」
無菌調剤、医療用麻薬、特殊薬の管理特殊な調剤・保管・管理に関する設備、物品、業務支援該当業務の責任者、管理薬剤師「該当業務で、運用上確認したい設備や管理項目はありますか」
DX加算、営業時間、従業員数受付、記録、在庫などの業務効率化店舗運営者、管理薬剤師、法人窓口「店舗運営で、スタッフの作業負担が大きい業務はどこですか」

この表から選んだテーマを、営業リストの提案テーマ欄へ記録します。薬局の認定名や機能情報を見ただけで導入意向を決めるのではなく、FAXDMではその業務に関する確認質問まで用意し、返信後に業務の状況を聞けるようにします。

1枚で内容を伝え、返信を促すFAXDM原稿の順番

送信前の原稿は、薬局が自分に関係する内容だと判断し、指定した一つの行動へ進める順番で確認します。FAXDMの目的とCTAの設計については、FAXDMの原稿設計に関する解説も参考になります。

宛先を明示する

在宅対応の薬局、地域連携を担う薬局、店舗運営の担当者など、誰に向けたFAXかを冒頭で示します。担当者名が分からない場合も、薬局の業務や役割を明記して関係性を伝えます。

課題と提案を1文で置く

「在宅訪問に伴う連絡・記録を見直したい薬局向けに、〇〇をご案内します」のように、対象業務と提案内容を一文でつなげます。

根拠を一つ添える

対応範囲、料金条件、導入実績、作業時間の変化など、自社で確認できる根拠を一つ選びます。裏付けのない件数や効果を大きく見せず、薬局が判断できる具体情報を置きます。

利用場面を描く

管理薬剤師やスタッフが、いつ、どの作業で商材を使うのかを書きます。導入後の業務を想像できるように、現在の作業、導入する手段、変わる確認項目を短く示します。

CTAを一つにする

「FAX返信で資料請求」「電話で個別相談」など、今回の原稿で取る行動を一つ選びます。資料請求、電話、Webフォームを同時に並べず、返信方法と受付時間を一つの行動に合わせます。

送信者と停止方法を明記する

会社名、担当窓口、電話番号、FAX番号、送信目的を明記し、営業広告であることが分かる表示にします。通信販売に該当するファクシミリ広告では、ファクシミリオプトイン規制の資料を確認し、送信前の承諾の扱いと、送信停止の意思表示に使えるFAX番号の表示を運用へ反映します。

冒頭文は会社紹介から始めず、「どの薬局の、どの業務に関する案内か」を先に置きます。中段で提案内容と根拠を説明し、下段でCTAを一つに絞り、問い合わせ先を示すと、読み手がどこへ連絡すればよいか分かりやすくなります。担当者名や直通連絡先を追加する場合は、取得元と利用目的を営業管理のルールに沿って記録し、必要な項目だけを扱います。

送付先は薬局の数ではなく提案テーマでA・Bに分ける

送信先は、営業できる地域、施設種別、FAX番号、薬局の機能、開設者・運営者を順に確認して選びます。厚生労働省の医療情報ネットでは、場所だけでなく薬局の業務内容、地域医療連携、健康サポート、地域連携薬局などの条件で検索できます。薬局を条件検索する画面を使い、原稿の提案テーマに合う条件を先に決めます。

下表で送信先の区分と送信後の対応を確認し、Aから原稿を送ります。判定結果は営業リストへ残し、店舗へ連絡するか法人窓口へ確認するかも同じ行で管理します。

区分該当条件原稿の扱い送信後の動作
A対象地域にあり、商材に直結する機能情報と営業時間内FAX番号を確認でき、状態が「現存」になっている機能に合わせた一つの提案テーマで送信する返信や相談があれば、該当業務の状況を聞いて個別提案へ進む
B対象地域とFAX番号は合うが、機能情報、または店舗と法人のどちらへ連絡するかが未確認業務を決めつけない表現にして、確認質問を一つ置く店舗担当か法人窓口かを確認し、次回連絡先を記録する
保留FAX番号が確認できない、現存確認ができない、重複候補で送付先が決まらない、送信停止希望がある送信せず、確認または除外の理由を残す番号や窓口を確認した後に再判定する

抽出条件は、営業リストで確認する項目として次のように分けます。

  • 営業可能な都道府県・市区町村
  • 施設種別が薬局であること
  • 営業時間内FAX番号と電話番号
  • 在宅対応、地域連携、無菌調剤、特殊薬管理などの該当情報
  • 管理薬剤師、開設者・運営者、常勤人数、非常勤人数
  • 状態、更新日、同一の開設者・運営者に属する候補の有無

Aに分類した薬局には、該当情報に合わせた原稿を送り、Bには確認質問を含む原稿を送ります。これにより、送付件数を増やす前に、どの提案テーマがどの薬局で反応したかを比べられます。

営業リストは送付先・原稿・反応を同じ行で管理する

FAX番号だけのリストでは、送信後に誰へ何を提案したかが追えません。送付先の抽出と追客を同じ薬局単位で扱うため、次の列を用意し、元の薬局情報と営業活動の記録を分けて残します。

管理列具体的な項目使い道送信前の確認送信後に追記
基本識別薬局名、施設種別、都道府県、市区町村、所在地、状態、更新日地域抽出、重複確認、現況確認対象地域と薬局名を照合する名称変更や除外理由を記録する
連絡先電話番号、営業時間内FAX番号、ホームページURL、開店時間・閉店日FAX送信、電話確認、連絡時間の判断桁、店舗名、営業時間を確認する不達、番号変更、確認済み日を残す
薬局機能在宅対応、地域連携、DX加算、後発品体制、高度調剤、無菌調剤など原稿の提案テーマを決める自社商材と直接つながる項目を一つ選ぶ実際の運用、関心のあったテーマを追記する
運営・規模管理薬剤師、開設者・運営者、常勤人数、非常勤人数店舗窓口か法人窓口か、提案規模を判断する連絡相手の候補を記録する担当者名、決裁経路、確認先を記録する
原稿・送信提案テーマ、原稿版、送信者、送信日、送信件数原稿ごとの反応を比較するCTAと送信目的を確認する使用原稿と送信履歴を残す
反応・次回返信、電話、相談、資料請求、不達、送信停止希望、確認質問、次回確認日反応別に次の接触を決める反応を記録する欄をあらかじめ用意する次回の連絡先、質問、日付を記録する

特に「提案テーマ」「原稿版」「送信日」「反応」「次回確認日」は、薬局ごとに必ず分けて記録します。同じ原稿を使った薬局の反応を比較し、返信があった薬局には、FAXDMに書いたテーマと同じ話題で電話や個別相談を始めます。

送信後の反応ごとに次の連絡を決める

送信後は、FAXを送った事実だけで終わらせず、送信先、原稿、反応、確認質問、次回日を一件ずつ確認します。次のチェック項目を埋めると、返信のあった薬局への個別相談と、停止希望や不達への対応を分けて進められます。

  • 薬局名、住所、施設種別、状態、更新日を送信前に照合した
  • 営業時間内FAX番号と電話番号を確認した
  • 提案テーマと使用した原稿版を記録した
  • 送信日、送信者、送信件数を記録した
  • 返信、電話、資料請求、相談、不達などの反応を一件ずつ記録した
  • 送信停止希望があった薬局を次回送信対象から外す記録を残した
  • 担当者、最初に聞いた質問、次回確認日を記録した

返信、停止希望、不達、無反応ごとに、次に行う連絡や記録を決めます。

  • 返信・問い合わせがあった薬局には、FAXDMで示した提案テーマの現状と担当者の課題を聞き、個別相談の日程を決める。
  • 送信停止希望があった薬局には再送せず、希望日や対応者を記録して送信対象から除外する。
  • 不達になった薬局は、電話や公式窓口でFAX番号と送付先を確認し、修正できた場合だけ再判定する。
  • 反応がなかった薬局は、同じ原稿をそのまま繰り返さず、提案テーマ、対象条件、CTAのどこを見直すかを記録する。

電話では、送信した事実と提案理由を先に伝えます。たとえば「在宅対応を行っている薬局様へ、訪問時の連絡・記録に関するご提案でFAXをお送りしました。現在、連絡や記録で手間のかかる場面はありますか」と切り出せば、商品説明だけでなく、FAXDMで取り上げた業務の状況を聞く会話に移れます。

GasoLeadで調剤薬局向けFAXDMの対象抽出と営業準備を進める

GasoLeadは、調剤薬局を地域で絞り、薬局の機能や運営情報を見比べ、FAXDMに使う連絡先と提案材料をそろえる営業準備を減らします。GasoLeadの薬局・調剤薬局営業リストでは、全国から市区町村まで地域を指定し、在宅対応・後発品体制・高度調剤の状況を比較できます。電話、FAX、管理薬剤師、開設者・運営者、営業時間、従業員数など、営業目的に必要な項目を選んでCSVへまとめられます。

商材ごとに、抽出する項目と提案テーマを次のように決めます。

  • 在宅業務支援や連携支援を提案する場合は、在宅対応・高度調剤と、管理薬剤師、FAX、営業時間を選び、在宅業務の連絡や記録を提案テーマにする。
  • 医薬品や在庫管理に関する商材を提案する場合は、在庫・卸営業に使う項目を選び、後発品体制や薬局の運営規模を確認して原稿を分ける。
  • 店舗運営や業務効率化を提案する場合は、電話・FAX、開設者・運営者、営業時間、常勤・非常勤人数をそろえ、店舗窓口か法人窓口かを決める。

CSVを取得した後は、提案テーマ、原稿版、送信日、反応、次回確認日を自社の営業管理列へ加えます。GasoLeadで候補を探し、情報を転記・整形する作業を減らすことで、営業担当者はAに分類した薬局の原稿作成、確認質問の準備、送信後の電話へ早く進められます。

GasoLeadでは、無料サンプルをプレゼント中です。

まとめ：薬局ごとの提案テーマを決めてからFAXDMを送る

調剤薬局向けFAXDMは、薬局の機能や運営情報から自社商材とつながる業務を一つ選び、その業務に合わせて冒頭文、根拠、利用場面、CTAを組み立てます。送付先は地域、FAX番号、機能、運営者、営業時間でA・Bに分け、送信後は原稿版、反応、確認質問、次回確認日まで同じ営業リストに記録します。

まず行う営業作業は、自社商材が支援できる薬局業務を一つ決め、関連する機能とFAX番号を持つ薬局を抽出することです。そのうえで一枚の原稿を作り、返信があった薬局へ、確認した業務と提案理由を伝える電話へ進みます。